契約内容を毎回確認
請求のたびに契約書や台帳を確認し、請求金額や請求時期を判断している。
契約管理と請求業務をつなぐ
契約情報を、 定期請求へ正しく反映。
継続取引では、契約を登録するだけでも、請求予定だけを管理するだけでも十分ではありません。契約期間、請求金額、請求サイクル、開始・終了時期などの情報を、実際の請求業務へつなげて管理することが重要です。
契約期間請求金額請求サイクル開始・終了時期
契約情報から定期請求へ情報を一つの流れで管理
契約・請求条件
契約期間請求金額請求サイクル開始・終了
↓
定期請求の基礎情報契約条件を請求予定へ反映
いつ請求するか開始月・請求間隔
いくら請求するか契約金額・変更金額
いつまで請求するか契約終了・解約
次回はいつか次回請求予定を把握
↓
請求業務
請求対象確認請求データ作成請求書発行請求漏れ防止
なぜ連携が必要か
契約情報と請求予定が分かれていると、
契約情報と請求予定が分かれていると、
確認や転記が増えていきます
契約条件をExcel、請求予定を別の台帳で管理していると、変更のたびに複数の情報を更新する必要があります。情報の反映漏れは、請求漏れや金額間違いにつながる原因になります。
変更内容の反映漏れ
料金改定や契約変更が請求予定へ反映されず、旧条件のまま請求してしまう。
終了後も請求予定が残る
解約や契約終了の情報が共有されず、不要な請求データが作成される。
管理する情報
定期請求につなげるために
定期請求につなげるために
押さえておきたい契約情報
請求業務に必要な情報を契約単位で整理しておくと、「誰に・いつ・いくら請求するか」を判断しやすくなります。
契約期間
契約の開始日・終了日を把握し、請求を開始する時期と終了する時期を管理します。
請求金額
契約で定めた料金を管理し、料金改定や契約変更がある場合は適用時期も確認します。
請求サイクル
毎月、3か月ごと、四半期ごと、半年ごと、年額など、契約ごとの請求間隔を管理します。
請求開始時期
契約開始と最初の請求が同じとは限らないため、初回請求のタイミングを明確にします。
請求条件
締日や請求日など、実際に請求データを作成するために必要な条件を整理します。
終了・変更情報
解約、更新、金額変更などを把握し、今後の請求予定へ反映します。
請求サイクル
同じ請求間隔でも、
同じ請求間隔でも、
契約開始時期によって請求月は変わります
「3か月ごと」という条件だけでは、実際の請求対象月は決まりません。契約開始時期などの情報と組み合わせて管理する必要があります。
例1
1月開始・3か月ごと
1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月
1月・4月・7月・10月が請求対象月になります。
例2
2月開始・3か月ごと
1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月
2月・5月・8月・11月が請求対象月になります。
※実際の請求タイミングは、契約条件や運用ルールによって異なります。
契約変更
契約途中の変更を、
契約途中の変更を、
次回以降の請求へ反映する
継続契約では、契約開始時の条件がずっと続くとは限りません。料金改定、請求サイクル変更、更新、終了などを、適切な時期から請求へ反映する必要があります。
料金変更
変更日や適用月を確認し、新しい金額を次回以降の請求へ反映します。
請求サイクル変更
毎月から半年ごとなどに変更する場合、次回請求時期もあわせて見直します。
更新・終了
契約更新や終了の情報を反映し、請求漏れや終了後の請求を防ぎます。
変更の適用時期
契約変更は「何が変わったか」だけでなく
契約変更は「何が変わったか」だけでなく
「いつから変わるか」の管理が重要です
継続取引では、契約途中で料金や請求条件が変更されることがあります。このとき、変更内容だけでなく、新しい条件をいつから適用するのかを明確にし、今後の請求予定へ反映する必要があります。
例
月額10万円の契約を、10月から月額12万円へ変更
変更の適用月を基準に、変更前と変更後の請求金額を分けて管理します。
変更前
9月まで
月額 10万円
10月から変更
→
変更後
10月から
月額 12万円
管理のポイント
「月額10万円から12万円へ変更」という情報だけでは、どの請求から新しい金額を適用するのか判断できません。変更内容と適用時期をあわせて管理することで、旧金額での請求や変更時期の誤りを防ぎやすくなります。
業務の流れ
契約条件を起点に、
契約条件を起点に、
請求対象を確認できる流れへ
契約情報を登録期間・金額・条件
請求予定を管理サイクル・次回請求
変更を反映金額・更新・終了
請求対象を確認対象契約を把握
請求データ作成請求業務へつなぐ
Allyでの管理
Allyでは「定期請求入力」に
Allyでは「定期請求入力」に
契約期間や請求条件を登録
Allyでは、契約期間、請求条件、請求金額などを「定期請求入力」に登録し、その情報をもとに請求データを作成します。契約情報と請求条件を一つの流れで扱うことで、継続的な請求業務を支援します。
登録する主な情報
契約条件を
契約条件を
請求処理の基礎データに
定期請求入力
契約期間や請求条件を登録し、請求データ作成の基礎情報として利用します。
契約期間・請求金額
請求サイクル・請求条件
契約ごとの継続的な請求管理
請求から売上・入金管理への連携
※製品仕様や設定可能な条件は、ご利用環境・運用内容により確認が必要です。
関連情報
あわせて確認したいテーマ
よくある質問
契約情報と定期請求のFAQ
契約情報と定期請求は、なぜ一緒に管理する必要がありますか？
請求金額や請求時期は契約条件によって決まるためです。契約情報と請求予定が分かれていると、変更内容の反映漏れや確認作業が増える可能性があります。
3か月ごとの契約はどのように請求時期を管理しますか？
契約開始時期などを基準に次回請求月を管理します。たとえば1月開始で3か月ごとの場合は、1月・4月・7月・10月が請求対象となる考え方です。
契約途中で金額が変わった場合はどうしますか？
変更の適用時期を確認し、その時期以降の請求予定へ新しい金額を反映する必要があります。
Allyでは契約情報をどこに登録しますか？
Allyでは「定期請求入力」に契約期間、請求条件、請求金額などを登録し、その情報をもとに請求データを作成します。
現在の契約・請求管理を
見直してみませんか？
契約台帳、請求サイクル、変更時の運用などを確認し、Allyでどのように管理できるかをご案内します。