はじめに

サブスクリプションビジネスを始めた当初、前受収益（前受金）をExcelで管理している企業は少なくありません。

契約件数が少ない、期間や金額がシンプル、とりあえず今は回っている。
この段階では、Excelでも問題なく管理できているように見えます。

しかし、サブスクが軌道に乗り始めた瞬間、Excel管理は必ず限界を迎えます。

問題は「将来大変になる」ことではなく、すでに会計リスクを抱えた状態で運用しているという点にあります。

なぜ前受収益はExcelで管理されやすいのか

前受収益をExcelで管理してしまう理由は、決して特別なものではありません。

• 会計システムでは契約期間の管理ができない
• 販売管理・契約管理と連動していない
• まずは手作業で対応しようと判断した

特にサブスク初期は、「今は大丈夫」「件数が増えたら見直そう」という判断になりがちです。

しかし、Excel管理を前提にしたまま契約件数が増えると、前受収益は一気に“管理不能な数字”へ変わっていきます。

危険性① 数字が合っている「理由」を誰も説明できない

Excelで管理されている前受収益は、結果として合っているように見えるだけのケースが多くあります。

次の質問に即答できるでしょうか。

• なぜこの前受収益残高になっているのか
• どの契約の、どの期間分なのか
• どこまで売上に振り替えたのか

これらに答えられない状態は、すでに管理できているとは言えません。

担当者が頭の中で把握している「つもり」でも、引き継ぎや決算、監査の場面では必ず問題になります。

危険性② 期間按分のミスが表に出にくい

サブスクの前受収益管理では、期間按分の正確さが最も重要です。

しかしExcelでは、数式のコピー漏れ、行の追加・削除による参照ズレ、月数・日数の計算違いといった小さなミスが、誰にも気づかれないまま積み上がります。

売上や前受収益が大きくズレるまで、異常が表面化しないことも珍しくありません。

危険性③ 解約・契約変更への対応が追いつかない

サブスクリプションでは、契約途中での解約や条件変更は必ず発生します。

Excel管理では、

• 解約日を反映し忘れる
• 旧条件のまま期間按分が続く
• 返金対象なのに前受収益が残る

といった状態が起こりやすくなります。

一度ズレ始めたExcelは、「どこから直せばいいのか分からない」状態になり、結果として“触れないファイル”になります。

危険性④ 属人化から抜け出せない

Excelによる前受収益管理は、ほぼ確実に属人化します。

• このシートはAさんしか分からない
• 数式を壊すのが怖くて触れない
• 更新ルールが口頭でしか共有されていない

業務が回っているように見えても、実態はリスクを先送りしているだけです。
担当者が変わった瞬間に、前受収益管理は一気に破綻します。

本当に管理すべきなのは「前受収益残高」ではない

前受収益管理で本来見るべきなのは、勘定科目としての残高そのものではありません。

重要なのは、

• 契約ごとに前受収益がいくら残っているか
• どの期間分が未消化なのか
• いつ売上に振り替わる予定なのか

これらを契約単位で追えるかどうかです。

Excelは表計算には向いていますが、契約・期間・変更をまたいだ継続管理には向いていません。

まとめ：Excel管理は「今は楽」だが「後で必ず苦しくなる」

サブスクの前受収益をExcelで管理することは、コストを抑えているようで、実は大きな会計リスクを抱え込む選択です。

ミスに気づきにくい。説明できない数字が増える。属人化から抜け出せない。
これらが積み重なると、決算や監査の場面で一気に表面化します。

前受収益が増え始めたタイミングこそ、管理方法を見直すべき分岐点です。

※本記事は、サブスクリプション前受収益・期間按分・会計管理の改善支援経験をもとに作成しています。