入金管理とは？業務内容とシステム化
入金管理とは？
入金管理とは、請求した金額に対し入金予定日までに入金があったかの有無を確認すること、請求金額と入金された金額が合っているか確認した上で入金消込を行い、過不足がある場合は取引先に対して必要な手段を講じることです。売掛金の管理とも言えます。
入金管理での業務内容
入金管理での業務には、主に入金消込や未入金の確認と催促、入金予定の確認があります。
入金消込
入金消込とは、取引先から入金された金額が、請求書の金額と一致しているかを確認する作業です。入金消込は月末などの締日に集中します。入金消込の量が多い場合は、人為的なミスが出やすく、金額が合わないと入金消込作業が長引きます。そこで、当社が扱う販売管理システムAllyのような、入金消込を自動化してくれるシステムが用いられ、入金消込作業を軽減します。
未入金の確認と催促
入金消込を行い、入金予定日までに入金がない場合は、未入金一覧表を出力し確認した上で、取引先に対して未入金の催促を行います。この作業は、経理担当者から行う場合と、営業担当者から行う場合があります。
取引先が入金したのにもかかわらず、未入金であると判断してしまい、取引先に催促すると、大きく信頼を失ってしまう場合があります。未入金を催促する前に、充分に確認を行う必要があります。
入金予定の確認
要するに来月にいくら入金されるかを確認することです。受注入力の請求予定日から起算した入金予定日や請求入力の入金予定日を基にした未来の入金予定を確認します。
入金管理のシステム化
入金管理はExcelなどの表計算ソフトで管理しますが、複数人で同じシートを使うことで間違えの発生に気が付きにくく、そのチェックの時間が増加することがよくあります。また、実務担当者が計算式やマクロの設定をすることが多く、それを1人のみが把握している場合は、その人が会社を辞めてしまったときに、大きな支障が発生します。
そういったことを解決できる方法が、入金管理のシステム化です。
パッケージシステムで入金管理すると、次のようなメリットがあります。
- FBデータの取り込みにより、消込間違いを防げる
- 誰が操作してもパッケージの機能により同じ運用ができる
- 滞留債権の正確な管理ができ、キャッシュフローの改善に役立てることができる
- システムの機能により経理データが可視化できる
- 入金の仕訳データを会計ソフトと連携できる
サブスクリプション・サービスなどの契約形態によっては、前受金が発生する場合があります。この場合、入金処理をした時点で売掛金の消込なのか前受金の発生なのか判断できるシステムを導入することで、自動的に科目を判定した仕訳を出力することができるようになります。
