販売管理システム導入の失敗例とその理由
販売管理システムを導入した後に、お客様が「失敗した」と感じることがあります。
この記事では、販売管理システムを導入して失敗例とその理由を解説いたします。
よくある失敗例１．出来ると思ったことが出来なかった
販売管理システムを導入した方が、「こういったことが出来ると思っていたのに」と感じることがあります。これは、販売する側が伝えることと、導入する側の受け取ることとの差異によって発生するわけですが、出来ないことが明確出ない場合に起こることが多いです。 販売管理システムを営業するときに、システムの営業担当者はシステムで出来ることを説明していきますが、出来ないことが明確に伝わっていないことがあります。そのときに、導入する側の担当者が、確認をしないで「出来る」と勘違いしていることがあります。 そして本当によくあることなのですが、導入する側の担当者が、システムの営業担当者に対して、業務内容をすべて伝え切っていない場合に起こりますシステムの営業担当者がお客様の業務内容を把握できていない、業務分析ができていない、お客様の業務を知らないといったことで、システムの解説などを詰め切れていなかったときに起きます。 導入する側の担当者が何と無く発注してしまい、システムの営業担当者が何と無く受注をしてしまい、販売管理の仕組みにシステムが乗らなかったパターンと言えます。 その場合には、「販売管理システムを導入したが、一部は手作業することになった」ということが発生します。
よくある失敗例２．会計の仕組みにシステムが乗らなかった
次に、システムの営業担当者が何と無く受注をしてしまい、会計管理の仕組みにシステムが乗らなかったパターンです。 販売管理は、販売した商品の流れ、請求書、入金が主な管理内容です。このことは、入金が前受金かどうかは関係ありません。そもそも前受金に対応していないシステムであれば、お客様の会計の仕組みに合わない場合があります。 また、お客様が定期清掃事業やサーバー事業といったサブスク型の事業をなさっている場合には、定期請求という業務が発生します。定期請求では、按分計上を行うことが正しい会計方法ですが、按分計上に対応した販売管理システムを導入しないと、サブスクサービスの進捗を正しく把握することができません。 お客様が、「サブスク事業をしているので定期請求をしたい」といった場合には、その範囲内のみにサブスクに対応した販売管理システムを導入し、その機能を一部活用することができます。
よくある失敗例３．システム導入で経理担当者の作業量が増えた
販売管理システムを導入したときに、社長から「システムを導入したら作業効率が高まると思っていたが、経理担当者の作業量が増えて困った」という失敗例もあります。 確かに、今までであればExcelに数字を入れていっていただけの作業が、システムにログインして案件情報や発注品の内容などを入力していくという、慣れない作業が発生します。 このような失敗を感じる企業様は、経理担当者が一人しかいない、事業規模の小さな企業が多いです。 そのような企業様の場合には、システム化をしても、作業員が１人しかいないのであれば、属人化したとしても、そちらの方が効率が良い場合が多いです。 しかし、販売管理システムを導入することは、その他のメリットがたくさんあります。例えば、「案件毎の管理会計の指標が出しやすくなり、経営判断が早くなった」とか、「案件担当者の作業量が減った」というメリットがあります。 また、慣れない作業だったとしても、いずれは慣れていって作業スピードも上がると思います。
よくある失敗例４．イレギュラーな業務で失敗
販売での通常業務フローとは異なる、イレギュラーな業務フローが発生し、「システムに乗らない」ということで失敗するパターンがあります。 イレギュラーの発生では、成長している企業に多いです。営業担当者が受注を得たいために、お客様のご要望を聞いて通常とは異なる業務フローが発生する案件を受注するパターンです。 販売の業務フローが固定化されているケースは、昔から変わらぬ取引方法で行っている企業に限られます。新しい事業を取り入れている企業では、必ずイレギュラーな業務フローが発生するものです。 販売管理システムとしては、イレギュラーが起きたときの処理が明確になっていないと、システム化ができません。イレギュラーが発生しても、それを通常業務化、仕組み化する必要があります。そして、それに合わせてシステムをカスタマイズしたり、追加したりするわけです。 そういったときに、「自社に合わないシステムだ」と失敗だと判断されてしまう場合があります。 イレギュラーでときどきある発生するものは、サブスク型ビジネスの導入です。
なぜ失敗が起こるのか？
システム会社の営業担当者が、システムの導入を検討しているお客様に確認しなかった場合が原因の失敗と、営業担当者が素人であったことが原因での失敗があります。 営業担当者としては、「システムはここまでしかできません」ということを説明しないといけません。それをお客様が理解した上で導入されたのであれば、機能が不十分であったとしても失敗ではありません。 理解してなくて導入して、「なぜできないのか？」ということで失敗と判断されることがあるわけです。 また、システムを販売する営業担当者が、「必ずしもシステムのことをよく知っているとは限らない」ということを覚えておいてください。システムを販売する側が素人であったなら、その業者を選定してしまった時点で間違いです。その判断がキーポイントとなります。 販売管理システムについて、お客様側で知識やスキルがあれば、営業担当者が素人であるかどうかの判断ができますが、そういった判断はなかなかできません。 足りない知識は、コンサルタントに依存して補う必要があります。 しかし、コンサルタントにも知見に限界があります。コンサルタントは、自分が知っている範囲しかアドバイスができません。「販売管理についてすべてのことを知っている」というコンサルタントは、おそらくは一人もいらっしゃらないと思います。それだけ膨大な知識が必要となるからです。そういったことで、「専門に特化している」というコンサルを選ぶことが大切です。反対に、「全部しっている」というコンサルに依頼したら失敗しやすいと思います。
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