01
契約情報と請求予定が別管理
契約台帳と請求予定表が分かれていると、契約内容の変更が請求側に反映されないことがあります。
請求漏れとは
本来請求すべき取引が、決められた時期に請求されていない状態
請求漏れとは、本来請求すべき取引について、決められた請求時期に請求処理が行われていない状態を指します。 単に請求書の発行を忘れるだけでなく、契約更新後の請求、年額契約の次回請求、途中契約の請求開始などが正しく反映されないケースも含まれます。
主な原因
請求漏れが起きる6つの原因
多くの場合、担当者個人の注意力よりも、情報の持ち方や業務のつながりに原因があります。
02
請求サイクルが複数ある
毎月、3か月ごと、四半期、半年、年額などが混在すると、次回請求日の見落としが起きやすくなります。
03
契約更新の反映漏れ
契約は更新されていても、請求予定が延長されていなければ、更新後の請求が止まることがあります。
04
契約変更の反映漏れ
金額変更や請求条件の変更が契約情報だけで更新され、請求予定へ反映されないケースです。
05
担当者に依存している
「この顧客は来月」「この契約は半年ごと」と担当者が記憶している状態では、引き継ぎ時にも漏れが起きやすくなります。
06
請求済み・未請求が見えにくい
請求予定と実績を同じ流れで確認できないと、どこまで請求済みなのか毎回確認が必要になります。
Excel管理の課題
「次に何を請求するか」の管理が複雑になります
Excelでも請求予定表は作れますが、契約件数や請求パターンが増えるほど、 更新、コピー、並べ替え、条件確認などの作業が増えていきます。
Excel管理で起こりやすいこと
1
次回請求日を毎回確認条件ごとに対象を抽出する作業が必要になります。
2
契約変更時に複数ファイルを修正修正漏れや反映タイミングのズレが起きやすくなります。
3
担当者ごとに管理方法が異なる引き継ぎ時に確認方法そのものが分からなくなることがあります。
4
予定と実績の照合が必要請求済みかどうかを別表や請求書から確認するケースがあります。
管理すべき情報
請求漏れを防ぐために確認したい8つの項目
| 管理項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 契約開始日 | いつから請求を開始するか |
| 契約終了日 | いつまで請求するか |
| 請求金額 | いくら請求するか |
| 請求サイクル | 毎月・3か月ごと・四半期・半年・年額など |
| 次回請求日 | 次にいつ請求するか |
| 更新条件 | 自動更新か、終了か、継続確認が必要か |
| 変更開始日 | 金額や条件変更をいつから反映するか |
| 請求実績 | どこまで請求済みか |
契約と請求の連携
契約情報と請求予定を分けないことが重要です
契約台帳を確認してその都度請求するのではなく、契約期間、請求サイクル、金額、開始・終了時期などの情報をもとに、次回の請求予定を管理することが重要です。
契約条件から請求予定へつなぐ
請求対象を人が毎回判断するのではなく、登録された条件から次の請求を管理します。
契約情報期間・金額・条件
→
請求予定次回請求日を管理
→
請求データ対象を抽出・作成
→
請求実績請求済みを確認
運用のポイント
請求漏れを防ぐための4つの基本
次回請求日を明確にする
請求サイクルごとに、次にいつ請求するのかを確認できる状態にします。
請求済み・未請求を区別する
予定と実績を分けて、未処理の請求対象が残っていないか確認します。
契約変更を一元管理する
契約変更と請求条件変更を別々の場所で処理しないようにします。
担当者の記憶に依存しない
誰でも同じ一覧やシステムから次回請求を確認できる状態を作ります。
定期請求のシステム化
条件に基づいて請求予定を管理すると、確認作業を減らせます
定期請求システムでは、契約条件を登録しておくことで、請求予定の作成や請求対象の抽出を効率化できます。 特に請求サイクルが複数ある場合や契約件数が多い場合は、次回請求を人が判断する運用から切り替えることが重要です。
Allyでの管理
Allyで契約条件から請求予定を管理
Allyでは、「定期請求入力」に契約期間、請求金額、請求サイクルなどを登録し、 その条件をもとに請求データを作成します。 毎月、3か月ごと、四半期ごと、半年ごと、年額、指定月など、契約ごとに異なる請求条件を管理できます。
契約・請求条件期間・金額・サイクル
→
次回請求予定対象時期を管理
→
請求データ作成対象をまとめて処理
→
請求実績確認請求済みを把握
請求後の管理
請求漏れを防ぐだけでなく、請求後の入金管理も重要です
請求が完了していても、入金確認や未収債権の把握ができなければ、回収状況を正確に管理できません。 Allyでは、請求後の入金取込、消込、未収管理まで一連の流れで管理できます。
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よくある質問
請求漏れに関するFAQ
請求漏れはなぜ起きますか？
契約情報と請求予定が分かれている、請求サイクルが複数ある、契約更新や条件変更が請求へ反映されていないなど、情報や業務の分断によって起きるケースが多くあります。
Excelで請求漏れを防ぐことはできますか？
件数が少なく条件が単純な場合は管理できますが、契約件数や請求サイクルが増えるほど、更新・抽出・確認作業が複雑になります。
年額契約の請求漏れを防ぐにはどうすればよいですか？
契約開始日、終了日、次回請求日、更新条件を一つの流れで管理し、次回請求対象を一覧で確認できる状態にすることが重要です。
契約更新時の請求漏れを防ぐ方法はありますか？
契約更新と同時に請求予定が更新される運用にすることで、更新後の請求が止まるリスクを減らせます。
Allyでは請求予定をどのように管理しますか？
「定期請求入力」に契約期間、請求金額、請求サイクルなどを登録し、その条件をもとに請求データを作成します。
現在の請求管理に、漏れや確認作業が増えていませんか？
契約件数、請求サイクル、Excel管理の状況を確認し、Allyでどのように整理できるかをご案内します。