契約情報を、
継続する業務につなげる。
継続取引では、契約を締結して終わりではありません。契約期間、契約金額、請求条件、更新時期などを管理し、その後の定期請求や売上管理へ正しくつなげることが重要です。
契約内容を、その後の業務に活用できる状態で管理する
契約書の保管だけが
契約管理ではありません。
契約内容を請求・売上・更新など、その後の業務へ活用できるようにすることが重要です。
契約管理とは、取引先との契約について、契約期間、契約金額、請求条件、更新時期などの情報を整理し、契約期間中の業務に活用できる状態で管理することです。
特に、保守契約、利用料、会費、年間購読などの継続取引では、契約内容をもとに請求や売上計上を繰り返すため、契約情報と日々の業務を切り離して考えることはできません。
契約書そのものを保管・検索する「契約書管理」に対し、ここでいう契約管理では、契約内容を請求予定や更新管理などの実務へつなげることを重視します。
契約管理で押さえておきたい情報
継続取引では、契約内容だけでなく、その後の請求や更新に必要な情報を整理しておくことが重要です。
契約先
誰との契約なのか。取引先・会員・顧客など、契約の相手先を明確にします。
契約期間
いつからいつまでの契約なのか。開始日・終了日を管理します。
契約金額
契約全体の金額や、月額・年額などの料金条件を管理します。
請求条件
いつ、いくら請求するのか。請求サイクルや請求時期を整理します。
更新情報
更新時期や継続条件を把握し、更新漏れや確認漏れを防ぎます。
終了・変更
解約、金額変更、請求条件変更など、契約期間中の変更を管理します。
契約件数が増えるほど、Excel管理は複雑になります
更新時期を見落とす
契約終了日や更新日を担当者が確認していると、確認漏れや対応の遅れが発生しやすくなります。
契約変更が請求へ反映されない
契約台帳を変更しても、別に管理している請求予定へ変更内容が反映されないことがあります。
複数のExcelを照合する
契約台帳、請求予定表、売上管理表などが分かれていると、確認・転記・照合作業が増えます。
担当者に依存する
次に何を処理するかを担当者だけが把握している状態では、引き継ぎや業務標準化が難しくなります。
重要なのは、契約情報を「次の業務」につなげること
契約情報を登録するだけでなく、その内容を請求・売上・入金へつなげることで、確認や転記を減らしやすくなります。
契約情報を登録していても、その内容を確認しながら毎回手作業で請求データを作成していては、契約管理と請求業務が十分につながっているとはいえません。契約条件をもとに次回の請求予定を管理し、その情報を請求業務へつなげることで、確認・転記作業や請求漏れを減らしやすくなります。
契約は、開始後も変更・更新・終了まで続きます
たとえば契約金額が変更された場合、変更後の金額をどの請求から適用するのかを明確にしなければ、旧金額での請求や適用時期の誤りにつながります。
Allyで契約・請求・売上を一つの流れへ
Allyでは、契約期間や請求条件などを「定期請求入力」に登録し、その情報をもとに請求データを作成します。毎月、3か月ごと、四半期ごと、半年ごと、年次、指定月など、契約ごとに異なる請求条件を管理しながら、請求から売上、入金、会計連携までの業務を支援します。
契約管理をさらに詳しく知る
契約管理についてのFAQ
契約管理とは何ですか？
契約期間、契約金額、請求条件、更新時期などを整理し、契約期間中の請求・売上・更新などの業務に活用できる状態で管理することです。
契約書管理との違いは何ですか？
契約書管理は契約書そのものの保管・検索が中心です。契約管理では、契約書に記載された契約期間や請求条件などを、その後の請求や更新業務へ活用することまで含めて考えます。
Excelでも契約管理はできますか？
契約件数が少ない場合は可能ですが、件数や請求パターンが増えると、更新確認、請求予定、変更内容の反映、複数台帳の照合などが複雑になりやすくなります。
契約管理と定期請求はどのような関係がありますか？
契約期間、請求金額、請求サイクルなどの契約情報は、定期請求を行うための基礎情報になります。契約情報と請求業務をつなげることで、請求漏れや条件の反映漏れを防ぎやすくなります。
契約情報は新収益認識基準にも関係しますか？
契約型取引では、契約期間や取引条件を確認しながら売上計上時期を検討する必要があります。具体的な会計処理や適用判断は、取引内容や会計方針に応じた確認が必要です。
契約・請求業務を見直しませんか？
現在の契約台帳や請求パターンを確認し、Allyでどのように管理できるかご案内します。