Excelで契約台帳を作ると、どのような表になる？
まずは、契約期間、契約金額、更新区分などを一覧にします。定期請求まで管理する場合は、請求サイクル、次回請求予定、解約日なども加わります。
| 契約番号 | 得意先 | 契約期間 | 更新区分 | 契約金額 | 請求サイクル | 次回請求 | 状況 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| C-0001 | 株式会社青葉商事 | 2026/4～2027/3 | 自動更新 | 1,200,000円 | 毎月 | 2026/10 | 契約中 |
| C-0002 | 株式会社みなと企画 | 2026/7～2027/6 | 都度更新 | 600,000円 | 3か月ごと | 2026/10 | 契約中 |
| C-0005 | 株式会社中央研究所 | 2026/5～ | 継続 | 50,000円 | 毎月 | 2026/10 | 契約中 |
| C-0007 | 株式会社若葉産業 | 2025/10～2026/9 | 都度更新 | 720,000円 | 半年ごと | 2026/10 | 更新確認 |
この程度の一覧であれば、Excelでも契約状況を分かりやすく管理できます。
Excelで契約台帳を作るメリット
Excelは身近で柔軟性が高く、少件数の契約管理を始める方法として多くの利点があります。
導入しやすい
普段使用しているExcelですぐに契約台帳を作成できます。
初期費用を抑えやすい
専用システムを導入せず、現在の環境で管理を始められます。
項目を自由に追加できる
契約番号、担当者、更新区分、備考などを自社に合わせて追加できます。
並べ替え・絞り込みができる
契約終了日や担当者などを条件に対象契約を確認できます。
関数を利用できる
次回請求や期間按分金額などを関数で計算することもできます。
少件数なら一覧性が高い
契約件数が少ない場合は、一つの表で全体を確認しやすくなります。
契約管理から請求管理へ広げると、必要な項目が増える
契約を記録するだけなら比較的シンプルですが、「いつ請求するか」まで管理すると契約台帳の役割が変わってきます。
契約終了日と次回請求日は、別の情報
契約終了日を管理しているだけでは、「今月どの契約を請求するのか」までは分かりません。請求サイクルが異なる場合は、次回請求予定も管理する必要があります。
| 契約 | 契約終了 | 請求サイクル | 次回請求 |
|---|---|---|---|
| 年間保守 | 2027/3 | 毎月 | 2026/10 |
| システム利用 | 2027/6 | 3か月ごと | 2026/10 |
| 年間ライセンス | 2027/5 | 年額 | 2027/6 |
| 月額サービス | なし | 毎月 | 2026/10 |
契約更新時には、契約台帳と請求条件の両方を変更
契約台帳
2026/4～2027/3 月額100,000円
↓
2027/4～2028/3 月額120,000円
請求管理
契約更新に合わせて、2027年4月以降の請求金額も120,000円へ変更する必要があります。
さらに期間按分までExcelで管理すると、月別の売上管理が加わる
契約台帳とは別に、按分対象金額、按分開始年月、按分月数、月額按分額、月別の売上計上額などを管理する表が必要になります。
| 契約 | 按分対象額 | 開始年月 | 月数 | 月額 | 2026/4 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 | 10月 | 11月 | 12月 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 年間保守 | 1,200,000円 | 2026/4 | 12 | 100,000円 | 100,000 | 100,000 | 100,000 | 100,000 | 100,000 | 100,000 | 100,000 | 100,000 | 100,000 |
| システム利用 | 600,000円 | 2026/7 | 12 | 50,000円 | － | － | － | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 |
| 年間ライセンス | 480,000円 | 2026/6 | 12 | 40,000円 | － | － | 40,000 | 40,000 | 40,000 | 40,000 | 40,000 | 40,000 | 40,000 |
| 保守契約 | 720,000円 | 2025/10 | 12 | 60,000円 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | － | － | － |
横方向にスクロールして月別の按分額を確認できます。
契約期間が長くなるほど、月別の管理列が増えていく
12か月の契約であれば12か月分の列が必要です。複数年度を一つの表で管理すれば、2026年度、2027年度、2028年度と横方向へ管理範囲が広がります。さらに契約ごとに按分開始年月、終了年月、按分月数、金額が異なります。
Excelで期間按分を自動計算する場合
「按分対象金額 ÷ 按分月数」だけでなく、どの月に金額を表示するかを判定する必要があります。
按分対象金額 ÷ 按分月数 → 月額按分額を計算 → 対象月を判定 → 最終月で端数を調整
途中解約や契約変更があると、按分台帳の確認項目も増える
管理範囲が広がるほど、表・数式・確認作業も増える
管理する表が増える
契約台帳、請求予定表、期間按分表など、業務ごとの管理表が増えます。
同じ情報を複数箇所へ入力
契約金額や契約期間を複数の表へ反映する場合があります。
更新・解約時の修正が増える
契約条件の変更を複数のExcelへ反映する必要があります。
数式が複雑になる
請求サイクルや期間按分を自動化するほど条件式が複雑になります。
担当者依存になりやすい
数式や列の意味を作成者しか理解していない状態になりやすくなります。
件数増加で確認負担が増える
更新対象、請求予定、按分状況などの確認量が増えていきます。
契約・請求・売上の照合が必要
契約台帳、請求管理、期間按分台帳で条件が一致しているか確認が必要です。
Excelの「自由さ」は、強みでもあり管理負担にもなる
Excelを続けるか、管理方法を見直すか
Excelが向いているケース
管理方法を見直したいケース
今使っているExcelは、システム化するときの基礎データになる
Excelで整理してきた情報は無駄にはなりません。契約台帳と期間按分台帳から、システムへ登録するための条件を整理できます。
Excelで蓄積した情報
- 得意先
- 契約期間・契約金額
- 請求サイクル・更新条件
- 按分対象金額
- 按分開始年月・按分月数
- 月別の按分状況
システムへ登録する条件を整理
- 契約・請求条件
- 定期請求の対象期間
- 請求サイクル
- 売上按分条件
- 移行時点の売上・按分状況
Allyでは、契約情報から定期請求・売上管理へつなげる
Allyでは、「定期請求入力」に契約期間、請求金額、請求サイクルなどを登録し、その条件をもとに該当月の請求データを作成します。契約情報と請求条件を同じ定期請求データとして管理することで、契約台帳から請求管理表へ転記するような運用を減らすことができます。
契約期間、請求金額などを登録
定期請求の対象期間を管理
毎月、3か月、四半期、半年、年額など
今後いつ請求するかを確認
Excelで作り込む管理と、Allyで業務として管理する違い
Excelを「できない」とするのではなく、それぞれでどのように管理するかを比較します。
| 管理内容 | Excel | Ally |
|---|---|---|
| 契約情報 | 自由に契約台帳を作成 | 定期請求入力で契約・請求条件を管理 |
| 有効期間 | 日付・数式等で管理 | 有効期間として管理 |
| 請求サイクル | 表・数式等で管理 | 定期請求条件として管理 |
| 次回請求 | 手入力・計算・別表等で管理 | 請求予定一覧表で確認 |
| 更新対象 | 終了日等から抽出 | 有効期間終了日を範囲指定して確認 |
| 解約 | 契約台帳・請求表等へ反映 | 解約日を設定 |
| 請求データ | 別表・別処理等で作成 | 登録した条件に基づき作成 |
| 前受金 | 別表等で管理 | 前受金として管理 |
| 期間按分 | 月別表・数式等で計算 | 月数按分で管理 |
契約・請求・売上管理をさらに詳しく
Excel契約台帳に関するFAQ
契約管理はExcelでもできますか？
はい。契約件数が少なく、契約条件や請求方法が単純な場合は、Excelでも十分に管理できるケースがあります。
Excel契約台帳にはどのような項目が必要ですか？
契約先、契約開始日、契約終了日、契約金額、更新条件などが基本です。定期請求まで管理する場合は、請求サイクル、次回請求予定、解約日なども必要になります。
Excelで期間按分もできますか？
はい。按分対象金額、按分開始年月、按分月数などを設定し、関数を使用して月別の按分金額を計算できます。ただし、契約数や開始年月、条件変更が増えると、管理する列や数式も増えていきます。
Excel管理が複雑になるのはどのような場合ですか？
複数の請求サイクル、契約更新、金額変更、解約、期間按分などを一緒に管理する場合です。契約台帳、請求予定表、期間按分表など複数の表で同じ条件を管理する場合は、整合確認も必要になります。
Allyでは期間按分できますか？
はい。Allyでは売上の月数按分に対応しています。
Excelは「できない」のではなく、「作ればできる」
契約台帳も作れます。次回請求も管理できます。期間按分も数式を組めば計算できます。
ただし、業務範囲が広がるほど、管理する表・項目・数式・確認作業も増えていきます。
契約情報を記録するだけの管理から、定期請求・売上・前受金まで一つの業務として管理したい場合には、専用システムを検討する意味が出てきます。
現在のExcel管理を、そのまま整理するところからご相談いただけます
契約台帳や請求管理表の運用を確認し、Allyでどのように管理できるかをご案内します。