システム選定とは？
機能の多さではなく、自社の業務から考える。
業務システムを選ぶとき、「どの製品が高機能か」「どの製品が有名か」から比較を始めてしまうことがあります。しかし重要なのは機能の数ではありません。現在どのような業務を行い、どこに課題があり、どの業務までを一つのシステムで管理したいのかを整理することが第一歩です。特に契約、定期請求、売上、前受金、入金、債権、会計のように業務が連続する場合は、個々の機能だけでなく「業務と業務がどうつながるか」まで確認することが重要です。
製品を探す前に、現在の業務を整理する
システム名や製品カテゴリーを先に決めるのではなく、現在の情報がどこにあり、どのような順番で処理されているかを確認します。
「困っていること」と「必要な機能」を分けて考える
現在の課題
本当に必要な仕組み
システム選定では、機能以外も確認する
対象業務
何を管理するシステムなのか。自社がシステム化したい範囲と一致するか。
標準機能
自社に必要な処理が標準機能に含まれているか。
業務フロー
一つの機能だけでなく、その前後の業務までつながるか。
データ連携
CSVなどを利用して他システムとデータを受け渡せるか。
マスタ管理
取引先、商品、科目などをどのように管理するか。
変更への対応
契約変更、金額変更、解約などが発生した場合の処理方法。
確認・照合
請求状況、入金状況、債権残高などをどのように確認するか。
導入方法
初期設定、マスタ整備、データ移行を誰がどのように行うか。
運用・サポート
操作説明や導入後の問い合わせ、保守体制を確認。
費用
初期費用だけでなく、保守・運用にかかる費用まで確認。
機能一覧の「○×」だけで選ばない
比較表では同じ「○」でも、実際の操作方法や前後の処理は製品によって異なります。
| 機能 | 製品A | 製品B | 製品C |
|---|---|---|---|
| 契約管理 | ○ | ○ | ○ |
| 定期請求 | ○ | ○ | ○ |
| 入金管理 | ○ | ○ | ○ |
| 会計連携 | ○ | ○ | ○ |
「対応可能」の中身を確認する
標準機能
製品が標準で備えており、そのまま利用できる機能。
設定
運用設定やマスタ設定を変更することで対応。
外部連携
CSVや外部システムなどを組み合わせて対応。
カスタマイズ
自社固有の要件に合わせて個別開発が必要。
製品名を決める前に「どこまで管理するか」を決める
契約
契約情報を中心に管理。
契約 → 請求
契約条件と請求業務をつなぐ。
契約 → 請求 → 売上
売上計上まで管理。
契約 → 請求 → 売上 → 入金 → 債権 → 会計
販売・債権管理全体をつなぐ。
汎用システムと業務特化システムの違い
| 比較 | 汎用的な業務システム | 業務特化システム |
|---|---|---|
| 考え方 | 自社業務に合わせて項目・画面・処理を設計 | 対象業務に必要な機能を利用 |
| 自由度 | 高い | 対象業務を中心に設計 |
| 初期設計 | 自社業務に合わせた設計が必要 | 標準機能をもとに運用を整理 |
| 向いているケース | 独自性の高い業務を構築したい | 対象業務の標準的な処理を利用したい |
クラウドかオンプレミスかだけで決めない
利用場所・利用人数
どこから何人が利用するのかを確認。
セキュリティ方針
社内ルールやデータ管理方針に適合するか。
他システム連携
販売、銀行、会計など周辺システムとの接続を確認。
データ量
現在だけでなく将来の件数増加も想定。
バックアップ
障害時の復旧やデータ保全方法を確認。
保守体制
運用開始後に誰が管理・問い合わせを行うか。
システム単体ではなく「入口と出口」を見る
業務システムは、単独で利用するとは限りません。どこからデータを受け取り、処理結果をどこへ渡すかも選定項目です。
入口
販売管理データ請求データ銀行入金データExcel・CSVデータ業務システム
データ受入方法項目・コード体系処理タイミングエラー時の確認方法出口
会計システム管理帳票CSVデータ社内集計・分析「画面を見る」のではなく、自社の1件の取引を最後まで流してみる
メニューや画面の数を見るだけでは、実際の運用は分かりません。自社で起きる具体的な取引例を用意し、一連の処理を確認することをおすすめします。
システム選定で注意したい6つのこと
有名な製品だから選ぶ
知名度ではなく、自社業務との適合性を確認します。
機能数だけで選ぶ
機能の有無だけでなく、実際の処理方法を確認します。
価格だけで選ぶ
導入後に残る手作業や保守費用まで確認します。
Excelをそのまま再現する
現在の表ではなく、現在の業務そのものを整理します。
導入後の運用を考えない
誰が入力・確認・保守するかまで決めます。
連携を後回しにする
周辺システムとのデータ受け渡しを選定段階で確認します。
ライセンス価格だけではなく、導入から運用までを見る
導入時に確認
導入後に確認
比較前に確認したい20項目
業務
機能
連携
運用
費用・導入
すべてを「必須」にしない
要望を同じ優先度で並べると、候補製品を絞りにくくなります。業務への影響から3段階に整理します。
例：年額請求、月数按分、銀行入金データ受入、会計CSV連携など。
業務効率や確認方法に影響するが、代替運用も検討できる要件。
独自画面や補助機能など、導入可否を左右しない要望。
契約・請求から入金・債権・会計までをつなぐ販売・債権管理
Allyは、契約期間や請求条件を「定期請求入力」に登録し、その情報を起点に定期請求、売上管理、前受金管理、入金消込、債権管理、会計連携までを支援する販売・債権管理システムです。
このような業務がある場合に
定期請求が多い
継続契約に対する請求を繰り返し行っている。
請求サイクルが複数
毎月、3か月、四半期、半年、年額などが混在。
年間契約がある
契約期間と請求条件を継続して管理したい。
請求と売上時期が異なる
請求時期とは別に売上計上を管理する必要がある。
前受金を管理している
売上計上前の金額を継続して管理したい。
期間按分が必要
月数按分による売上管理を行いたい。
入金消込を効率化
銀行入金データを受入れ、請求と照合したい。
債権残高を管理
請求後の入金状況・債権残高を確認したい。
会計へCSV連携
売上・前受振替・入金の仕訳データを会計へつなぎたい。
Allyだけでは目的が合わない場合もあります
システム選定では、製品の対象業務と自社の目的が一致していることが重要です。
社内申請・ワークフロー
申請経路を自由に設計することが主目的の場合。
顧客対応履歴の管理
営業活動や問い合わせ履歴だけを管理したい場合。
プロジェクト管理
タスク・進捗・工程管理が主目的の場合。
あらゆるExcelのDB化
さまざまな社内Excelを自由にデータベース化したい場合。
システム選定の前に確認したい業務知識
システム選定FAQ
システム選定では何から始めればよいですか？
まず現在の業務フローと課題を整理し、どこまでをシステム化するかを決めることから始めます。
システム選定で最も重要なことは何ですか？
機能数だけでなく、自社の業務をどこまで処理でき、前後の業務とどのようにつながるかを確認することが重要です。
必要な機能はどのように整理しますか？
要件を「必須」「重要」「希望」の3段階に分ける方法があります。
標準機能とカスタマイズの違いは確認した方がよいですか？
はい。同じ「対応可能」でも、標準機能、設定、外部連携、個別開発では費用や導入期間、保守方法が異なります。
システムのデモでは何を確認すればよいですか？
自社の実際の取引例を使い、入力から最終処理まで一連の流れを確認することが重要です。
Excelから移行する場合は何を確認しますか？
現在のExcelをそのまま再現するのではなく、管理項目、重複データ、業務フローを整理してから移行範囲を決めます。
クラウドとオンプレミスはどちらがよいですか？
一律にどちらが優れているとはいえません。利用場所、セキュリティ方針、他システム連携、運用体制などから判断します。
価格だけで比較してはいけませんか？
初期価格だけでなく、導入支援、データ移行、カスタマイズ、保守、運用に残る手作業まで含めて比較することが重要です。
汎用システムと業務特化システムはどちらがよいですか？
独自業務を自由に構築したいのか、対象業務の標準機能を利用したいのかによって適したシステムは異なります。
Allyはどのような企業の選定候補になりますか？
契約・定期請求・売上・前受金・入金消込・債権管理・会計連携までを一つの流れで管理したい企業が主な対象になります。
システムを選ぶ前に、まず「どこまで管理したいか」を整理する。
機能の多さや製品の知名度だけでなく、契約 → 請求 → 売上 → 入金 → 債権 → 会計のどこまでをシステムでつなぐ必要があるかを明確にすることが重要です。Allyでは、契約・請求条件を起点に、定期請求、売上・前受金・月数按分、入金消込・債権管理、CSV会計連携までを支援します。