定期請求システムとは
あらかじめ登録した請求先、請求金額、請求サイクルなどの条件をもとに、継続的な請求業務を支援するシステムです。同じ定期請求でも、契約ごとに条件は異なります。
| 契約 | 請求条件 | 請求のイメージ |
|---|---|---|
| 月額サービス | 毎月50,000円 | 毎月請求 |
| 保守契約 | 3か月ごと150,000円 | 基準月から3か月ごと |
| 会費 | 4月・10月に120,000円 | 年2回の指定月 |
| 年間ライセンス | 毎年4月に1,200,000円 | 年額一括請求 |
システムを見る前に、現在の請求業務を整理する
最初に確認したいのは、「現在どのような契約を、いつ、どのように請求しているか」です。製品の機能表を見る前に、自社で必要な条件を整理しておくと比較しやすくなります。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 契約件数 | 何件の継続契約があるか |
| 請求件数 | 毎月何件程度の請求が発生するか |
| 請求サイクル | 毎月・3か月・四半期・半年・年額など |
| 契約期間 | 終了日あり／終了日なしの契約があるか |
| 金額変更 | 更新時や契約途中で金額が変わるか |
| 解約 | 契約途中の解約が発生するか |
| 売上計上 | 請求時に計上するか、期間按分するか |
| 入金 | 振込などの入金をどのように確認するか |
| 会計 | どの会計システムへ仕訳を連携するか |
自社の請求サイクルに対応できるか
「毎月請求ができる」だけで判断せず、自社で実際に使っている請求パターンを確認します。
「いつ請求するか」だけでなく「いつまで請求するか」を管理できるか
請求サイクル ＋ 契約期間 ＋ 解約条件
例えば「毎月50,000円を請求する」という条件だけでは、いつ請求を終了するかは分かりません。契約には、有効期間が決まっているものと、終了日を定めず解約まで継続するものがあります。
次回の請求予定を事前に確認できるか
請求データを作成できることに加えて、今後いつ、どの契約の請求が発生するのかを確認できることも重要です。
| 得意先 | サイクル | 次回請求 |
|---|---|---|
| A社 | 毎月 | 2026/10 |
| B社 | 3か月ごと | 2026/12 |
| C社 | 半年ごと | 2027/1 |
| D社 | 年額 | 2027/4 |
契約更新・金額変更を請求へ反映できるか
契約更新時には、契約期間だけでなく、新しい金額や請求条件をいつから適用するかも確認します。
請求と売上を分けて管理する必要があるか
請求日と売上計上月が同じとは限りません。年間契約を一括請求し、契約期間に応じて月ごとに売上計上するケースがあります。
4月に一括請求
年間保守料
1,200,000円
12か月で売上計上
4月から翌年3月まで月数按分
前受金を管理する必要があるか
年間保守料などを先に請求・入金する運用では、前受金を管理し、契約期間に応じて売上へ振り替える業務が発生します。
年間契約などを一括請求
請求金額の入金を確認
売上計上前の金額を管理
契約期間に応じて売上計上
請求後の入金消込と、会計への連携まで確認する
請求書を発行したら業務は終わりではない
請求後には入金確認、消込、未収確認があります。定期請求だけをシステム化しても、入金確認を別のExcelで行えば二重管理が残ります。
最後に会計へどうつなぐか
売上、前受振替、入金などの仕訳を会計システムへどのように連携するかも確認します。
「請求書作成だけ」で選ぶと、前後の業務が残ることがある
一つの作業だけを効率化しても、その前後の業務がExcelや別システムのまま残れば、転記や照合作業はなくなりません。
システム化した業務
別管理として残りやすい業務
定期請求システム導入前に確認したい12項目
すべての機能が必要とは限りません。自社に必要な項目に印を付けて、製品比較の条件として整理します。
| 確認項目 | チェックする内容 |
|---|---|
| 1契約期間 | 開始日・終了日を管理できるか |
| 2終了日なし契約 | 解約まで継続する契約に対応できるか |
| 3請求サイクル | 毎月・3か月・四半期・半年・年額など必要な周期に対応するか |
| 4次回請求 | 今後の請求予定を確認できるか |
| 5契約更新 | 更新時の条件変更を管理できるか |
| 6金額変更 | 変更後の金額を適切な時期から反映できるか |
| 7請求データ | 登録した条件から請求データを作成できるか |
| 8売上計上 | 請求と売上を分けて管理する必要があるか |
| 9期間按分 | 月数按分など必要な売上計上方法に対応するか |
| 10前受金 | 前受金を管理する必要があるか |
| 11入金消込 | 請求後の入金まで一元管理するか |
| 12会計連携 | 会計システムへの二重入力を減らせるか |
自社が「どこまで管理したいか」で選ぶシステムは変わる
シンプルな定期請求
請求条件を登録し、継続的な請求を効率化したい。
契約管理も必要
契約期間や更新を管理し、その条件を請求へつなげたい。
売上管理も必要
一括請求後の前受金や期間按分まで管理したい。
債権管理も必要
請求後の入金消込から会計連携まで一元化したい。
Excelと定期請求システムでは、管理の考え方が異なる
| 管理内容 | Excel | 定期請求システム |
|---|---|---|
| 契約情報 | 自由に表を作成 | システムの項目で管理 |
| 請求サイクル | 数式・手入力等で管理 | 請求条件として登録 |
| 次回請求 | 計算・手入力等で管理 | 対応製品ではシステム上で確認 |
| 請求データ | 手作業・別処理等で作成 | 登録条件から作成 |
| 契約変更 | 複数表を変更する場合がある | 登録条件を変更して管理 |
| 期間按分 | 数式・月別表等で計算 | 対応製品ではシステムで処理 |
| 入金管理 | 別表で管理する場合がある | 対応製品では一元管理 |
※定期請求システムの対応範囲は製品によって異なります。 Excel契約台帳の課題 →
Allyは「請求書作成だけ」で終わらない
Allyは、契約期間や請求条件を「定期請求入力」に登録し、その情報を起点に定期請求、売上管理、前受金管理、入金消込、会計連携まで支援する販売・債権管理システムです。
契約期間・請求金額・請求条件を登録
請求対象となる期間と終了条件を管理
今後の請求予定を確認
毎月・3か月・四半期・半年・年額など
定期請求の前後まで管理したい場合に
定期請求システムを選ぶ前に確認したい知識
定期請求システム選定のFAQ
定期請求システムとは何ですか？
あらかじめ登録した請求先、金額、請求サイクルなどの条件をもとに、継続的な請求業務を支援するシステムです。
定期請求システムを選ぶ際に最も重要なことは何ですか？
現在の契約・請求パターンを整理し、自社でどこまでの業務をシステムで管理したいかを明確にすることです。
毎月以外の請求にも対応できますか？
対応範囲は製品によって異なります。毎月、3か月ごと、四半期、半年、年額、指定月など、自社で利用する請求サイクルに対応しているかを確認します。
契約期間も管理した方がよいですか？
契約終了に伴って請求を止める必要がある場合は、請求条件だけでなく、契約期間や解約条件も管理できることが重要です。
期間按分が必要な場合は何を確認すればよいですか？
請求と売上を分けて管理できるか、必要な按分方法に対応しているかを確認します。Allyは売上の月数按分に対応しています。
Excelから定期請求システムへ移行できますか？
現在のExcelにある契約先、契約期間、金額、請求サイクルなどを整理することで、システム導入時の基礎データとして活用できます。
定期請求システムは、「請求書を作る機能」だけで選ばない
定期請求の前には契約があり、請求の後には売上計上、入金、会計処理があります。
このうち、自社がどこまでシステムで管理したいのかを整理してから製品を比較することが重要です。Allyは、定期請求だけでなく、その前後の販売・債権管理まで一元的に管理したい場合に検討できるシステムです。
自社の請求パターンにAllyが合うか確認しませんか？
現在の契約・請求方法を確認し、定期請求から売上・入金・会計まで、どこをシステム化できるかをご案内します。