請求金額と振込金額の差異と入金消込システム化|債権債務管理いろは


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請求金額と振込金額の差異と入金消込システム化

手作業による入金消込作業の大変さ

月末や月初になると、経理スタッフは入金消込作業で忙殺されている会社も多いことでしょう。入金消込作業に集中しているときに、電話対応に迫られたり、金額の差異などの確認作業に取られたりと、作業の時間がはかどらないこともあります。会社によっては、実質的に電話がかかってこない夜からの入金消込作業になり、会社によっては2~3日かかることもあることでしょう。

さて、入金消込作業を行うスタッフは、請求金額の一覧から、振込された金額のデータと照らし合わせて、請求に対してきちんと入金されたかを確認していきます。このときに、請求金額と入金金額が一致しているのであれば、淡々と作業をこなしていくだけです。

しかし、すべての請求金額が入金金額と一致しているわけではございません。金額の差異や不明金があれば、上司や担当部署に対して、どのように処理をすべきなのか判断を仰ぐ必要があります。

入金件数が多くなれば、判断を仰ぐ回数が増えてきますので、経理課長としては「差異があるものを一覧にまとめてから相談してほしい」と言われると思いますが、その資料を作ることも入金消込担当者にとっては手間になります。

入金消込の担当者は人間ですので、稀にミスすることもあるでしょう。

差額が生じるよくあるパターン

銀行振込の場合で、請求金額と振込金額に差異が生じるパターンは、主に次の3通りです。

  1. 振込手数料を勝手に引いてくる場合
  2. 消費税の差額が生じている場合(端数切捨て/端数切り上げ)
  3. 振込金額のミス/振込忘れ

振込手数料を勝手に引いてくる場合

振込手数料は、銀行口座間で現金を移動させるときの手数料です。この金額は、216円や432円のように一定ですので、その差額があると振込手数料が引かれた金額が振り込まれたものと判断できます。

消費税の差額の処理

こちらの処理が端数切捨てだったとしても、相手の会社が端数切り上げの場合があります。その場合、消費税の差額(1円程度)が生じますが、これを処理する必要があります。

通常であれば、手数料などとして消し込みます。

振込金額のミス/振込忘れ

相手が銀行振込をするときに、振込金額の桁が間違っていたり、思い込みで振込をしたら実は金額が違っていたり、はたまた振込することを忘れていたりする場合があります。

こういったミスを発見したら、経理担当者はすぐさま顧客に確認したり、営業担当者に連絡したりする必要があります。

口座振替の場合

口座振替の場合は、このような面倒は、まず発生しません。なぜなら、基本的に請求金額と口座振替の金額が一致するためです。ですから、口座振替の場合は、きちんと口座振替が行われたかどうかの確認で済みます。

例えば、5,000円請求すれば必ず5,000円が振り込まれるので、「引き落とされたかどうか」を確認するだけです。これはシステムで自動化が容易に行えます。

入金消込自動化ソフト導入のメリット

かといってすべての請求を口座振替にすることもできませんので、やはり毎月の入金消込作業は必要となります。

そこで、同じことが生じる、規則性があるものに関しては、入金消込自動化ソフトで自動化させると便利です。

入金消込自動化ソフト導入するメリットは、まず、経理処理の速度が圧倒的に早くなります。一定のルールを決めて置いて、そのルールに合致するものは入金消込自動化ソフトが自動で処理をするように設定します。

今までであれば課長や担当部署などに判断を仰ぐものが、ソフトによって自動処理してくれますし、入金金額が合わないものに関して、一覧表で出力できます。入金消込の担当者は、付き合わされた請求と入金の一覧を確認しながら、入金消込自動化ソフトが要確認と判断したものだけ注目し、経理課長に確認するだけです。

次に、入金消込自動化ソフトを導入すると、経理処理でのミスが少なくなるというメリットがあります。目視でやっていると、疲れなどによって、確認作業や入力作業にミスが出ますが、そのほとんどを入金消込自動化ソフトが代用してくれますので便利です。

当社システムを導入されたお客様の中には、今まで2人のスタッフで2日もかかって対応していた入金消込作業が、システム導入後、1人のスタッフが半日で行えるようになりました。また、入金消込のミスも軽減され、経理業務の混乱も軽減されたそうです。

  • 入金消込で経理スタッフの手間を削減したい。
  • 入金消込のミスを軽減したい。

そういった経理課の悩みに入金消込自動化ソフトはお役に立つはずです。

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