販売管理システムとは？導入のメリットと導入すべき企業
販売管理とは？
販売管理とは、販売活動にかかわる受注から入出庫、売上や請求、入金、仕入れや支払い、債権や債務の管理を行うことです。
当社では、販売管理システムAllyを提供しています。
以下、販売管理システムとはどのようなものか、導入のメリットはどうか、導入すべき企業はどのような企業なのか、サブスクリプションサービスを提供している企業が販売管理システムを導入するときの注意点について述べたいと思います。
販売管理と売上管理の違い
販売管理は、先ほど述べたように販売活動全体にかかわる、商品やサービスとお金の流れを管理することです。売上管理は、営業業務の目標管理や売上実績を把握するために用いられることが多いです。
販売管理システムとは？ 導入するとどのような管理が出来るのか
販売管理システムとは、販売管理業務を効率化するためのシステムのことを言います。
一般的に販売管理業務は、見積や受注、請求、入金といったプロセスとなります。
販売管理システムを導入すると、利益が明確に把握できたり、請求漏れがなくなったり、入金処理が自動化できたりします。
また経営層の視点に立つと販売管理システムにおいて予実管理や得意先別の売上集計といった情報を管理、可視化することができるのも魅力的です。
会計システムと販売管理システムの違い
販売管理システムと会計システムはお金に関する管理を行うシステムです。
会計システムは、日々のお金の流れを登録して、その結果、貸借対照表（B/S）や損益計算書（P/L）を作成するシステムです。会社全体のお金の流れを管理します。
販売管理システムは、取引先に対する請求書の発行や入金管理をしたり、仕入れや支払いの管理をしたりするシステムです。取引先に対するお金の管理をします。
販売管理システムは会計システムと連携して使用することにより、業務の簡素化ができます。
販売管理システム導入のメリット
ここで販売管理システムを導入する事によるメリットをいくつか挙げてみましょう。
【メリット1】 手作業を減らすことができる
販売管理システムを導入することで、自動で登録や連携、管理できるデータが増えるため、手作業で行っている経理作業を減らすことが可能です。
【メリット2】 請求漏れを防ぐことができる
例えば、販売管理システムは請求書なども自動で発行できるようになるため、請求漏れを未然に防ぐことで、請求書発行に伴う担当者の作業負担を大幅に軽減できます。
【メリット3】 入金消込作業も自動化できる
入金消込作業も自動化できるので、件数が多く入金消込のチェック作業も同様に作業時間を軽減できます。
その他のメリット
期間や取引先ごとに未回収の売掛金を把握できるため、未回収債権を迅速に把握する事や予実管理や得意先別の売上集計といった情報を管理、可視化することができる点も導入における大きなメリットです。
販売管理システム導入のデメリット
販売管理システム導入には、メリットだけでなくデメリットもあります。
販売管理パッケージシステムは機能が多くいため、導入するとなると、従来の運用や役割の変更や改善を検討するという、業務変更の時間がかかります。
自社のすべての業務に合わせてパッケージシステムをカスタマイズしたり、スクラッチでオリジナルシステムを開発するとなると、その費用や時間がかかります。
販売管理システム導入すべき企業
販売管理業務の効率化を図る為にも、以下のような課題がある企業においては販売管理システムの導入を検討すべきです。
- 請求書発行漏れ、契約更新漏れがある。毎月の請求件数が多く請求書の作成に時間が掛かっている
- 月末・月初・締日の入金消込処理、支払消込処理に時間が掛かっている
- 各部門や担当者や商品、得意先などの売上集計、原価集計に時間が掛かっている
- 業務がある特定の人に属人化していてその人しか業務を把握できていない
販売管理システムの選び方
販売管理システムは、たくさんの企業から多くのものが販売されています。販売管理システムを選ぶポイントは、主に次の6点です。
- 業務内容の不具合の明確化（新規事業や業務変更も考慮）
- システム導入の目的
- 費用
- 対象業務や求める機能
- 導入までの期間や手間
- 業種向け
販売管理システム選定時の注意点は、自社の業務自体を理解し、その運用に対応したシステムを導入することです。
システム導入の目的としては、業務の省力化、属人化の廃止、業務の標準化、テレワーク化などがあります。販売管理システムを比較し、システム導入の目的に合っているシステムを選ぶことが大事です。
業務向けは、例えば卸売業向け、建設業向けなどがあります。当社の販売管理システムAllyは、サブスクリプションのサービスを提供している企業にも対応したシステムです。
販売管理システム導入の流れ
パッケージシステムの導入の決定後、稼働するまでの流れをご紹介いたします。基本的には、次の流れで、システム会社のサポートを受けながら導入をします。
- システム環境の準備
- 現時点で管理しているマスター等のデータ整理
- システムに残高データを移行
- 操作方法の社内教育
- テスト稼働（並行稼働）開始
- 本番稼働開始
販売管理システム導入時の注意点は、導入のタスクとスケジュールをはっきりさせなければならないことです。
サブスクリプションと販売管理システム
最近は、定期的な収益を生み出すサブスクリプション・モデルが流行しています。
サブスクリプション・モデルの商品やサービスは、あらかじめお金をいただいておいて、それを計上していきます。
しかし、顧客からお金が支払われた際にすべての金額を一括計上するわけにはいきません。何故なら役務提供が終わっていないからです。
頂いたお金は、前受金として処理して、それを月単位などで按分し、役務提供が終えてからその分を計上していきます。
例えばサーバー代であれば、1年に1回の請求を行い、前受金を受け取ります。それを12カ月で按分して毎月計上していきます。
このように、1年分を前受金として受け取ったときに、正しく計上するのであれば、役務を提供したときですので、前受金から1カ月毎に売上高として振替をしていきます。
このように前受金管理を行い、売上計上のタイミングを明確しなくてはなりませんので、サブスクリプション・モデルのサービスを提供する企業は、販売管理システムが売上按分に対応している必要があります。
このような前受金の正しい計上を債権管理システムで行いたい場合にも、当社の販売管理システムAlly（債権管理システム）がおすすめです。
