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入金消込自動化とそのメリットとは?

入金消込とは

入金消込とは、取引先から入金された金額が、請求書の金額と一致しているかを確認する作業です。

入金消込の作業は月末などの締日に集中します。入金消込の量が多い場合は、確認時に人為的なミスが出やすく、入金された金額と請求書の金額が一致しないと入金消込作業が長引きます。

毎月多くの作業時間が掛かりがちで、かつ人為的なミスが起こるリスクのある入金消込の作業ですが、この入金消込作業の自動化が図れたらどうでしょうか。

この後、入金消込の自動化についてご説明させて頂きます。

エクセルによる入金消込自動化

入金消込の作業量が多くなった企業がまず考えることが、「エクセルで入金消込ができないか?」ということです。

エクセルの機能である、計算や関数、フィルタ機能による絞り込みを使って、請求先ごとに入金日や金額の管理を行う事が可能です。エクセルは、マクロを使ってプログラミングできますが、その機能を使えば、繰り返し行う作業を登録することで自動化することも可能となります。

しかし、関数やマクロの設定では、入金管理が複雑になり、エクセルのスキルに業務効率が左右されてしまうことで作業が属人化してしまうという、大きなデメリットがあります。

また、最終的なチェックは目視に頼らざるをえず、アナログでの作業が完全になくなるわけではないため、ヒューマンエラーが発生するリスクは取り除けず完全な自動化には至りません。

そして、取引件数が少ないうちはエクセルで管理できるかもしれませんが、事業規模が大きくなり取引件数が増えてきた場合、入金消込はより煩雑になり、ミスが出やすくなります。

エクセルでの管理には限界があるので、できれば最初からシステムを導入し、入金消込の自動化を図ることをお勧めします。

システム導入による入金消込の自動化とメリット

入金消込をシステム化することで、金融機関が発行する入金のファームバンキングデータ(FBデータ)と連携し、出入金データの取り込みと入金消込を自動化で行う事が可能です。

システム導入による入金消込自動化のメリットは以下のようなことが挙げられます。

①人的なミスを事前に防げる

入金消込システムであれば正確な照合が自動的に実行されるため、人的ミスを防ぐことができます。

手作業で行う場合と比べると、似たような社名の取引先があってもチェックミスの恐れがなくなる事や見間違いだけでなく、思い込みや勘違いによる人為的ミスの防止にも繋がります。

手作業部分がシステムで自動化される事に伴い、作業時間の軽減にも繋がっていきます。

②キャッシュフローの改善

入金や売掛金の正確な管理が可能になり、債権の二重請求や請求ミスを防止することができます。また、未回収金を把握しやすくなるため、再請求などの対応を素早く起こすことができるようになります。

収入の流れをスムーズに把握することができるようになるため、キャッシュフローの改善に繋がります。

③経営データの見える化

入金消込をシステム化すると、お金の流れがデータ化されるため、経営データにおいて可視化する事が可能です。データ分析の見える化は的確な会社の現状把握や、重要な経営判断に大きく役立てることができます。

④各種会計ソフトと連携

入金消込後の仕訳データは、各種会計ソフトと連携させることができます。各種会計ソフトに合わせたフォーマットでデータ化して抽出可能です。

このように、システム導入により入金消込を自動化することは、多くのメリットがあります。

ここで、入金消込の自動化が図れる弊社システム販売管理システムAllyについて少しご紹介させて下さい。

販売管理システムAllyにおいても入金のファームバンキングデータ(FBデータ)を一括して取込む機能があり、取引先から入金された額を間違いなく受け入れることが可能です。このデータを元に入金消込を自動的に行います。

また、「取引先カナ名」「顧客番号」「バーチャル口座」による自動マッチング機能によって、チェック時間を大幅に短縮することができます。

その他に、クライアントから入金手数料を差し引いた金額を入金してくる場合や、取引先との消費税計算方法の違いによる数円の入金額の差額が発生する場合があります。そのような場合でも、あらかじめ「手数料差額」や「消費税差額」を設定しておくことで、「不足分は手数料や消費税差額」とシステム側が自動で判断する機能を備えているので、入金消込の効率化が可能です。

最後に

単純作業でありながら複雑なケースが多々ある「入金消込」の業務。企業の売上や信用問題に直結することから丁寧かつ正確な作業が求められる一方で、手作業での記載ミスや属人化といった課題があります。

手作業によるミスを防ぎ業務の効率化を図るためにも、様々な入金パターンを想定した上で、自社にあったシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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